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Liste d'attente tournoi padel — best practices et automatisation

Killian Meyniel··8 min de lecture

Tu lances ton tournoi P250, les inscriptions ouvrent le mardi, et le jeudi soir tu es déjà à 16/16 paires. Génial — sauf que d'ici le jour J, tu vas avoir 2 ou 3 forfaits, et tu te retrouveras avec 13 paires au lieu de 16. La liste d'attente (ou waitlist) est la solution propre pour absorber ces désistements sans dégrader l'expérience.

Le problème sans liste d'attente

Sans système structuré, voici ce qui se passe :

  1. Une paire se désinscrit à J-3.
  2. Tu envoies un message dans le groupe WhatsApp du club "Quelqu'un veut prendre la place ?".
  3. 3 paires répondent en même temps. Tu choisis comment ?
  4. Tu prends une paire, les 2 autres sont vexées, surtout si elles s'étaient inscrites en attente la 1ère fois.
  5. Recommence x 3 forfaits.

Conclusion : tu finis par regretter d'avoir affiché complet, parce que la gestion manuelle te bouffe ton mercredi soir.

La solution — liste d'attente automatique

Sur Setly, quand une paire essaie de s'inscrire à un tournoi complet, elle voit un bouton spécial "Rejoindre la liste d'attente" (orange) au lieu du bouton "S'inscrire". Si elle accepte :

  1. Elle est enregistrée avec un statut WAITLISTED et une position dans la file.
  2. Elle ne paie rien pour l'instant — juste son nom et email sont stockés.
  3. Si une paire confirmée se désinscrit, la 1ère paire de la waitlistest automatiquement promue :
    • Email automatique "Une place s'est libérée, paie en 24h pour confirmer".
    • Token unique de paiement Stripe.
    • Si elle ne paie pas dans 24h, on passe à la suivante.

Résultat : zéro intervention manuelle de ta part, zéro favoritisme, tout est chronologique et tracé.

Quand activer la liste d'attente

Sur Setly, c'est activé par défautsur tous les tournois. Tu peux la désactiver dans les paramètres si tu préfères ne pas la proposer (ex : tournois privés sur invitation).

Recommandation : laisse-la activée. Une paire qui rejoint la waitlist montre un fort intérêt — c'est une lead chaude pour ton prochain tournoi même si elle ne joue pas celui-ci.

Les 6 best practices

1. Communique clairement "tournoi complet, waitlist ouverte"

Sur Setly, la page publique du tournoi affiche automatiquement "Complet - Liste d'attente disponible" en orange dès que maxPairs est atteint. Repartage le lien sur tes réseaux pour faire monter la waitlist.

2. Délai de paiement — 24h, pas plus

Quand une place se libère et qu'une paire est promue, donne-lui 24 heurespour confirmer et payer. Plus c'est long, plus tu risques que la place reste "en attente" alors que la paire #2 attendait son tour.

Si ton tournoi commence dans moins de 48h, raccourcis à 4-8 heures.

3. Email + SMS pour les promotions urgentes

Pour une promotion à J-2 ou J-1, envoie email + SMS (Twilio si activé). Les paires consultent leurs SMS bien plus vite que leurs mails.

4. Limite la taille de la waitlist

Une waitlist de 30 paires sur un tournoi de 16 paires, c'est démoralisant pour les positions 20+. Limite à 50 % du maxPairs(donc 8 paires en waitlist max sur un tournoi de 16). Au-delà, les inscriptions sont refusées proprement : "Tournoi complet, waitlist saturée. Ouvre les notifications pour le prochain tournoi."

5. Notifie les paires en bas de waitlist sur tes prochains tournois

Une paire qui s'inscrit en waitlist position 5 a 90 % de chances de ne pas jouer ton tournoi actuel. Mais c'est une lead chaude pour le prochain. Quand tu crées ton tournoi suivant, envoie un email aux paires de waitlist non-promues du précédent — taux de conversion observé : ~30 % en pré-inscription.

6. Ferme la waitlist 48h avant le tournoi

Au-delà de J-2, la promotion d'une paire en waitlist devient compliquée logistiquement (planning fait, voyage etc.). Setly désactive automatiquement les promotions waitlist 48h avant la date du tournoi.

Cas particuliers

Une paire en waitlist n'a pas de CB ?

Si ton tournoi accepte le paiement sur place (paymentMode = "BOTH"), tu peux manuellement promouvoir une paire waitlist sans paiement immédiat depuis ton dashboard. Elle paiera à l'arrivée.

Une paire change un de ses joueurs

Imagine : paire A & B en waitlist promue à la 1èreplace. B se blesse, A te demande "Je peux remplacer B par C ?". Réponse :

  • Selon le règlement FFT, un seul joueur peut être remplacé par paire jusqu'à 24h avant le 1er match (et le remplaçant doit avoir un classement comparable pour ne pas casser le poids de paire).
  • Sur Setly : tu vas dans la fiche de la paire → bouton "Modifier" → tu changes le nom et le rang FFT du joueur remplaçant. Setly recalcule le poids et te prévient si la nouvelle paire ne respecte plus les seuils min/max du tournoi.

Les chiffres qu'on observe sur Setly

  • ~12 % de forfaits en moyenne avant un tournoi (= 2 sur 16 paires).
  • ~80 % de la waitlist promue finit par confirmer et payer (taux de succès du système automatique).
  • ~30 % de re-conversion waitlist non-promue → paire confirmée sur le tournoi suivant.

Concrètement, sur 5 tournois P250 dans la saison, la waitlist t'évite environ15 places vides, soit ~375 € d'entryFee préservés (en plus des 30 € de commission Setly que tu n'aurais pas vus passer).

Pour aller plus loin