Templates et checklists
pour ton tournoi padel

Objet : Nouveau tournoi P[XXX] le [DATE] à [CLUB]

Salut [PRÉNOM],

Je t'écris pour t'annoncer un nouveau tournoi P[XXX] homologué FFT que j'organise le [DATE] à [CLUB].

Format : [16/24/32] paires · [DURÉE] · [SETS]
Inscription : [PRIX] € par paire (paiement séparé entre partenaires possible)
Lots : [DESCRIPTION DES LOTS]

Inscription en ligne ici : [LIEN SETLY]

Les places partent vite (en général 2-3 jours), donc n'attends pas si tu veux jouer.

À très vite sur les courts,
[TON PRÉNOM]
JAP padel FFT

Objet : Plus que [N] places pour le tournoi du [DATE]

Salut [PRÉNOM],

Le tournoi P[XXX] du [DATE] approche : il reste plus que [N] places.

Si tu hésitais, c'est le moment. Inscription en ligne, paiement sécurisé, partenaire qui paie sa moitié séparément si tu veux :

[LIEN SETLY]

Si tu cherches un partenaire, dis-le moi en réponse à ce mail, je peux te connecter avec d'autres joueurs sans paire.

À très vite,
[TON PRÉNOM]

Objet : Merci à tous · résultats du tournoi du [DATE]

Salut à tous,

Merci d'avoir participé au tournoi P[XXX] du [DATE]. Belle ambiance, jolis matchs, et un grand bravo aux vainqueurs :

🥇 1er : [NOMS PAIRE]
🥈 Finalistes : [NOMS PAIRE]
🥉 Demi-finalistes : [NOMS PAIRE 1] et [NOMS PAIRE 2]

Vos points FFT ont été transmis à la commission. Ils apparaîtront sur votre licence sous 5-7 jours.

Photos du tournoi : [LIEN]
Replay des matchs (si dispo) : [LIEN]

Prochain tournoi prévu le [DATE PROCHAIN], inscription ouvre le [DATE OUVERTURE].

Merci encore et à très vite,
[TON PRÉNOM]
JAP padel FFT

🎾 Nouveau tournoi P[XXX] le [DATE] à [CLUB]

Format : [16/24/32] paires · [PRIX]€/paire
Inscriptions ouvertes : [LIEN]

Dépêche-toi, ça part vite 🚀

🎾 Rappel · Tournoi DEMAIN [DATE]

📍 Lieu : [CLUB] - [ADRESSE]
🕐 RDV : [HEURE - 30min avant 1er match]
🎽 Tenue padel + chaussures de salle
💧 Eau et collation conseillées

Ton premier match : [HEURE] sur le court [N]

Pour le planning complet et les scores live :
[LIEN MODE TV]

Bon match à tous 💪

Salut [PARTENAIRE],

[JOUEUR] m'a indiqué que tu fais ta paire avec lui pour le tournoi du [DATE].

Voici ton lien personnel pour payer ta moitié de l'inscription :
[LIEN MAGIC HMAC]

C'est sécurisé Stripe, valable 48h. Ta paire est confirmée dès que vous avez tous les deux payé.

Si tu as une question, envoie-moi un message ici 👍

[TON PRÉNOM]
JAP padel

CHECKLIST J-7 · TOURNOI P[XXX] DU [DATE]

ADMINISTRATIF
□ Vérifier que toutes les paires inscrites ont une licence FFT à jour
□ Imprimer la liste des inscrits (sécurité, plan B si pas de tel)
□ Confirmer la disponibilité des courts auprès du club
□ Envoyer email de relance si tournoi pas plein

LOGISTIQUE
□ Commander les balles (3-4 par match selon météo)
□ Préparer les lots (1er, finalistes, demi-finalistes)
□ Vérifier que le mode TV s'affiche bien dans le club house
□ Imprimer les feuilles de match papier (plan B si tel HS)

COMMUNICATION
□ Envoyer le rappel WhatsApp J-2 et J-1
□ Préparer les photos pour le post Insta du jour J
□ Confirmer le RDV avec le photographe (si applicable)

LE JOUR DU TIRAGE (en général J-3)
□ Lancer le tirage au sort dans Setly
□ Vérifier les têtes de série exemptées
□ Publier le bracket sur le groupe WhatsApp
□ Envoyer le planning aux joueurs concernés

CHECKLIST JOUR J · TOURNOI [DATE]

AVANT LE 1ER MATCH (H-1h)
□ Arriver au club, vérifier que les courts sont prêts
□ Disposer les balles, les lots, le panneau d'accueil
□ Brancher l'écran club house sur le mode TV Setly
□ Imprimer la feuille des matchs (plan B)
□ Préparer le carnet de chèques / Stripe pour les paiements late

ACCUEIL JOUEURS (H-30min)
□ Faire l'appel des paires inscrites
□ Vérifier les licences FFT (si demandé)
□ Indiquer le court de leur 1er match
□ Briefing : durée, sets, super tie-break

PENDANT LE TOURNOI
□ Saisir les scores au fur et à mesure dans Setly
□ Surveiller les retards de match (alerte planning)
□ Gérer les blessures / forfaits (formulaire FFT)
□ Tenir le club house informé via mode TV

REMISE DES PRIX
□ Photo des podiums (1er, finalistes, demi)
□ Annonce officielle des points FFT attribués
□ Remercier le club et les joueurs
□ Photo de groupe avec tous les participants

APRÈS (J+1)
□ Envoyer email post-tournoi (résultats + photos)
□ Transmettre les points à la commission FFT
□ Faire le bilan compta (revenus - dépenses)

CHECKLIST · FORFAIT OU IMPRÉVU PENDANT LE TOURNOI

UNE PAIRE NE SE PRÉSENTE PAS
□ Tenter de les joindre par téléphone (15 min de tolérance)
□ Si pas de réponse : déclarer le forfait dans Setly
□ La paire adverse gagne par forfait (impact bracket auto)
□ Les points FFT sont attribués selon règle FFT (forfait avant 1er échange = 0 pt)

UNE PAIRE SE BLESSE EN COURS DE MATCH
□ Arrêter le chrono, accompagner la paire blessée
□ Constater la blessure (sans diagnostic)
□ Si abandon : ouvrir le formulaire FFT de blessure
□ Saisir le forfait dans Setly, recalculer le bracket
□ Notifier la paire qualifiée

UN JOUEUR CONTESTE UNE DÉCISION D'ARBITRAGE
□ Rappeler les règles FFT (calmement)
□ Si désaccord persistant : faire intervenir un autre JAP si présent
□ Documenter par écrit dans Setly (commentaires JAP)
□ Décision finale = JAP organisateur

UN COURT DEVIENT INDISPONIBLE
□ Identifier les matchs impactés sur le planning Setly
□ Re-planifier sur courts dispos (drag-and-drop Setly)
□ Notifier les joueurs concernés (notif push auto)
□ Communiquer le retard global au club house

PROBLÈME TECHNIQUE SETLY (rare)
□ Plan B : feuille papier des poules + crayon
□ Photographier la feuille à intervalles réguliers
□ Re-saisir les scores dans Setly une fois rétabli
□ Envoyer screenshot du problème à contact@setly-padel.com